Als Unternehmer sind Sie durch die Datenschutz-Grundverordnung gesetzlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass in Ihrer Firma der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist. Gemäß dieser Verordnung müssen Sie organisatorische und technische Maßnahmen umsetzen und auf Verlangen einen Nachweis erbringen können. Bei der Umsetzung dieser Bestimmung unterstützt Sie ein individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmten Datenschutz Managementsystem, aber auch eine Datenschutz-Beratung kann sich als sinnvoll erweisen.
Was ist ein Datenschutz Managementsystem?
Ein Datenschutz-Managementsystem wird auch Datenschutz-Richtlinie genannt. Sie schreibt Ihnen verbindlich und detailliert vor, wie Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit und die Datenschutzbestimmungen unter einen Hut bringen und Datenschutzverletzungen gezielt vorbeugen. Aufgrund der immer wichtiger werdenden Bedeutung des Datenschutzes ist die Einführung von einem maßgeschneiderten Datenschutzmanagementsystem quasi Pflicht für Ihr Unternehmen. Durch die Einführung in Ihrem Unternehmen bekommen Sie einen Überblick, welche konkreten Datenschutzmaßnahmen von welchem Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt in die Praxis umgesetzt werden müssen. Die Einführung eines Systems zum Datenschutz beinhaltet darüber hinaus Maßnahmen, um den Schutz personenbezogener Daten auch zukünftig ui 100 Prozent sicher zu stellen.
So erstellen Sie Schritt für Schritt Ihr Datenschutz Managementsystem
Damit Sie ein Datenschutz Managementsystem in Ihrem Unternehmen etablieren können, müssen Sie zunächst analysieren, von welchen Personen Daten in Ihrer Firma über welchem Zeitraum, von welchem Mitarbeiter verarbeitet werden und wer ebenfalls Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Während dieser Bestandsaufnahme können Sie eventuelle Schwachstellen finden. Als Nächstes legen Sie den Optimalzustand fest. Dabei müssen Sie sich ebenfalls Klarheit darüber verschaffen, welche rechtlichen Bestimmungen in Ihrem Unternehmen zwingend eingehalten werden müssen. Relevante Faktoren sind die Beauftragung eines Datenschutzbeamten, die Erstellung eines detaillierten Verzeichnisses inklusive Löschkonzept. Für den Fall eines Verstoßes gegen die internen Datenschutzbestimmungen müssen Sie zudem ein Meldekonzept in Ihr Datenschutz Managementsystem integrieren.
Für den Fall eines Verstoßes müssen Sie die Vornahme einer Folgeabschätzung in Ihr Konzept integrieren. Generell muss Ihr Datenschutz Managementsystem die Anforderungen an die gesamte Auftragsverarbeitung, die Rechte betroffener Personen und die Grundsätze der firmeninternen Datenverarbeitung berücksichtigen. Damit Sie den gewünschten Sollzustand erreichen, müssen Sie Mitarbeiter oder externe Dienstleister mit konkreten Zuständigkeiten beauftragen. Wichtig ist, dass Sie die rechtlichen Anforderungen definieren und Risiken im Bereich Datenschutz erkennen. Nachdem Sie den Idealzustand erarbeitet haben, können Sie die erforderlichen Maßnahmen in die Praxis umsetzen. Sie müssen unter anderem eine Datenschutzerklärung für Ihre Firmenwebseite formulieren, Mitarbeiter schulen und überprüfen, wann welche personenbezogenen Daten gelöscht werden dürfen und ob Daten anonymisiert werden können.
Datenschutz Managementsystem Lösungen von externen Dienstleistern erarbeiten lassen
Wenn Sie keine Zeit dafür haben, selbst ein Datenschutz Managementsystem für Ihr Unternehmen zu erarbeiten, können Sie damit ein auf diesen Bereich spezialisiertes externes Unternehmen beauftragen. Experten, die Ihnen Dienstleistungen aus dem Bereich Datenschutz Managementsystem anbieten, sind bezüglich neuer Gesetze und Verordnungen immer auf dem Laufenden.
